Būtiskākie datu avoti par demogrāfiskajiem procesiem un iedzīvotājiem ir: 1) administratīvie dati (dažādu veidu uzskaites un reģistri) un 2) apsekojumi.

Administratīvie dati ir vienību kopums un dati, kas iegūti no administratīvā avota. Demogrāfijas pētījumiem izmantotie administratīvo datu avoti visbiežāk veidoti konkrētas valsts funkcijas nodrošināšanai, bet ne demogrāfisko rādītāju aprēķinam. Līdz ar to dati var nebūt ideāli piemēroti statistiskām vai pētniecības vajadzībām.

Demogrāfijas pētījumiem būtiskākie administratīvo datu avoti ir saistīti ar iedzīvotāju uzskaiti un iedzīvotāju kustības uzskaiti. Visbiežāk datus par iedzīvotāju demogrāfisko profilu pētnieki meklē iedzīvotāju reģistros. Parasti iedzīvotāju reģistros pieejami dati par personas dzimumu, vecumu, dzimšanas vietu, reģistrēto vai deklarēto dzīvesvietu, bērniem, laulību, šķiršanos, valsts piederību, uzturēšanās atļauju, dažreiz arī tautību vai rasi. Iedzīvotāju reģistrā katrai personai piešķirts unikāls kods, kurš var tikt lietots arī citos valsts administratīvajos reģistros. Iedzīvotāju reģistrā var tikt uzkrātas arī citas ziņas, piemēram, personas izglītība, profesija, iepriekšējā dzīvesvieta, kopdzīves partnera dati un citas.

Bez iedzīvotāju reģistra tiek veidoti arī ārvalstnieku reģistri, kur tiek iekļauti dati tikai par valstī imigrējušām personām. Arī šajos reģistros tiek uzkrātas būtiskākās demogrāfiskās pazīmes un atsevišķi socioekonomiskie rādītāji. Valstis var uzturēt arī atsevišķus dzimušo, mirušo, laulību, migrantu reģistrus.

Iekšlietu struktūras, kuru atbildībā parasti ir pilsonības un migrācijas jautājumi, veido un uztur iedzīvotāju un ārvalstnieku reģistrus. Ārlietu struktūras, kuru kompetencē ir nelegālās migrācijas jautājumi, veido nelegālās migrācijas reģistrus vai datu bāzes.

Sociālos un labklājības jautājumus pārraugošās iestādes veido sociālo pakalpojumu saņēmēju informācijas sistēmas. Veselības nozare veido savas jomas informācijas sistēmas, bet ekonomisko un finanšu jomu pārraugošās institūcijas veido nodarbinātības un nodokļu informācijas sistēmas. Visu šo nozaru uzkrātie dati par iedzīvotājiem ir izmantojami, lai pētītu demogrāfiskos procesus.

Ziemeļvalstīs (Norvēģija, Zviedrija) visas šīs informācijas sistēmas ir sinhronizētas un darbojas tiešsaistē, līdz ar to par personas dzīves notikumiem un ekonomiskajām aktivitātēm dati tiek aktualizēti vienotā reģistrā, kas ir ērti gan personai, gan atvieglo darbu dažādām institūcijām, gan sniedz iespēju operatīvi sagatavot statistiku.

Datus par iedzīvotājiem vāc un uzkrāj arī komercsabiedrības, veidojot klientu datubāzes, kuras galvenokārt tiek izmantotas mārketinga vajadzībām. Komercsabiedrību rīcībā esošie dati ir kļuvuši par būtisku avotu arī statistikas un pētniecības jomā. Demogrāfijas pētniekiem vērtīgu informāciju uzkrāj sociālo tīklu īpašnieki, mobilo sakaru operatori, tirdzniecības un tūrisma uzņēmumi, aviosabiedrības un sabiedriskā transporta uzņēmumi, kā arī dažādu pakalpojumu (piemēram, rekreācijas, veselības) sniedzēji.

Apsekojums ļauj apkopot informāciju, kas administratīvajos datos nav pieejama, piemēram, iedzīvotāju subjektīvo viedokli par veselību, labklājību, vēlamo bērnu skaitu ģimenē un tamlīdzīgi. Apsekojums var būt pilns vai izlasveida. Pilns apsekojums ir tad, kad dati tiek apkopoti par visām kopuma vienībām. Par šāda veida apsekojumu tiek uzskatīta tautas skaitīšana, kad uz noteiktu laiku tiek apkopota informācija par visiem valsts pastāvīgajiem iedzīvotājiem. Tautas skaitīšanas mērķis ir iegūt visaptverošu un ticamu informāciju par iedzīvotāju skaitu, sastāvu, nodarbošanos, migrāciju, kā arī par iedzīvotāju mājokļiem gan valstī kopumā, gan par katru administratīvo teritoriju noteiktā momentā (tautas skaitīšanas kritiskais moments).

Gadījumos, kad kopumu veido liels vienību skaits, tiek meklēti paņēmieni, kur, izmantojot zinātniski pamatotas metodes, tiek novērota tikai zināma daļa interesējošā kopuma objektu. Veidojot kopumu reprezentējošu izlasi, iegūst visu kopumu raksturojošu informāciju. Šajā gadījumā tiek veikts izlasveida apsekojums.

Demogrāfijas datu avoti nodrošina informāciju visām politikas plānošanas jomām, jo jebkuras pārvaldes pamatā ir cilvēks. Valsts pārvaldes iestādes pašas veido informācijas sistēmas un datu bāzes un izmanto citu institūciju resursus. Attīstoties tehnoloģijām, pieaug datu apmaiņas biežums un vairākās attīstītajās valstīs vai to savienībās (piemēram, Ziemeļvalstis) datu apmaiņa starp dažādiem reģistriem notiek tiešsaistes režīmā.

Plaši demogrāfijas dati tiek izmantoti dažādās zinātnes jomās, kur pētījuma objekts ir cilvēks. Zinātnieki ir atsevišķa datu lietotāju kategorija, kurai iesniedzot pamatojumu, iespējams piekļūt datiem mikrolīmenī.

Starptautiskās organizācijas ir ne vien demogrāfisko datu lietotājas, bet arī kvalitātes standartu noteicējas, piemēram, oficiālās iedzīvotāju un migrācijas statistikas apkopošanai. Demogrāfijas datus izmanto organizācijas, kuru kompetencē ir statistikas, drošības un aizsardzības, dzimumu līdztiesības, bērnu un sieviešu tiesību un aizsardzības un minoritāšu jautājumi. Arī finanšu un ekonomikas jomu pārstāvošas organizācijas izmanto atsevišķus demogrāfijas rādītājus (piemēram, iedzīvotāju skaitu iekšzemes kopprodukta (IKP) rādītāju sagatavošanai vai dzimstības, mirstības, fertilitātes, paredzamā mūža ilguma un migrācijas datus iedzīvotāju skaita prognozēšanai). 

Arī masu medijus un sabiedrību interesē demogrāfiskie dati, tomēr šīm grupām vispiemērotākie ir statistikas iestāžu, zinātnieku, valsts un pašvaldību iestāžu un starptautisko organizāciju sagatavotie un apkopotie dati ar analītisku paskaidrojumu.

Dabiskās kustības, kā arī dzimušo un mirušo saraksti tika veidoti jau Senajā Grieķijā un Romā. Pirmie datu avoti par kādas zemes iedzīvotājiem atrodami viduslaiku hronikās un ceļojumu aprakstos.

Eiropas valstīs iedzīvotāju kristīšanas un bēres reģistrēja metriskajās (baznīcas) grāmatās katras draudzes ietvaros, tādējādi veicot sava veida dzīvi dzimušo un mirušo uzskaiti.

Pirmie demogrāfiska rakstura darbi parādījās 16. gs. otrajā pusē un 17. gs. sākumā Itālijā un Francijā. Pirmais zinātnieks, kurš izmantojis mirstības biļetenus par datu avotu demogrāfisku apcerējumu sagatavošanai un aprēķinājis pirmos relatīvos rādītājus, bija angļu zinātnieks Džons Graunts (John Graunt). Pirmās iedzīvotāju mirstības tabulas tika izveidotas 1693. gadā, to paveica astronoms un demogrāfs Edmonds Halejs (Edmond Halley).

Kopš 16. gs. vidus daudzās valstīs (īpaši pilsētās) sāka kārtot ne tikai dzimšanas un miršanas, bet arī laulības ierakstus. Pamazām dabiskās kustības notikumu reģistrāciju no baznīcām pārņēma civiliestādes, bet 19. gs. tika dibinātas pirmās speciālās statistikas iestādes, kuras vāca un publiskoja demogrāfiskos datus par iedzīvotājiem. Šajā laikā izveidojās arī pirmie iedzīvotāju reģistri, lai, attīstoties sociālo pakalpojumu sistēmai, vietējās pašvaldības apzinātu to teritorijā dzīvojošos iedzīvotājus. Beidzoties Otrajam pasaules karam un uzlabojoties labklājības līmenim, īpaši strauji iedzīvotāju reģistri attīstījās Eiropas ziemeļrietumos.

Sena vēsture ir arī apsekojumiem (lielākais apsekojums – tautas skaitīšana – veikts jau Senajā Ēģiptē, Romā, Babilonijā, Ķīnā u. c.), tomēr pirmie apsekojumi, kuros datu sagatavošanai izmantotas matemātiskās metodes (reprezentatīvas izlases izveide, iegūto datu vispārināšana u. tml.), tika veikti tikai 20. gs. sākumā.

20. gs. izveidojās starptautiskās apvienības demogrāfijas pētīšanai – Starptautiskā Iedzīvotāju zinātniskās pētīšanas savienība (1928, International Union for the Scientific Study of Population) un Eiropas Iedzīvotāju pētījumu asociācija (1983, European Association for Population Studies).

Mūsdienās ekonomiski attīstītajās valstīs iedzīvotāju dabiskās un mehāniskās kustības un citu demogrāfisko notikumu reģistrācija ir noteikta ar likumu, līdz ar to – obligāta. Visbiežāk dabiskās kustības reģistrācija veicama civilstāvokļa aktu reģistrācijas institūcijās vai pašvaldībās, bet mehāniskās kustības reģistrācija – ārlietu vai iekšlietu jomas iestādēs.

Par demogrāfisko notikumu faktu var ziņot paši iedzīvotāji (piemēram, bērna dzimšana, emigrācija, imigrācija u. c.) vai arī atbildīgās institūcijas – veselības aprūpes iestādes, robežsardzes dienesti un citas.

Vairumā valstu (galvenokārt Eiropā) bērna dzimšanas fakts jāreģistrē mēneša laikā, personas miršanas fakts – dažu dienu (ne vairāk par piecām) laikā, tomēr šie termiņi var atšķirties.

Attiecībā uz migrācijas reģistrāciju iedzīvotāji nav tik motivēti kā dabiskās kustības notikumu gadījumā. Lielā daļā valstu likumdošanā ir noteikts termiņš, kad personai ir jāziņo par pārcelšanos uz dzīvi ārpus valsts, kā arī par ierašanos jaunajā mītnes valstī. Tomēr starp valstīm, kur nav robežkontroles un norisinās brīva iedzīvotāju kustība, migrācijas datu uzskaite ir apgrūtināta. Līdzīgi ir arī ar migrācijas reģistrēšanu valsts iekšienē – ja persona nav motivēta reģistrēt pārcelšanās faktu, informācija netiek fiksēta.

Kopš 90. gadiem lielākajā daļā Eiropas un pasaules attīstītajās valstīs ir izveidoti iedzīvotāju reģistri. Lielā daļā valstu reģistri ir centralizēti, piemēram, Ziemeļvalstīs, Nīderlandē, Beļģijā, Austrijā, Slovēnijā, arī Latvijā. Tomēr joprojām ir valstis, kuras neveido vienotus iedzīvotāju reģistrus, piemēram, Francija, Vācija un Lielbritānija.

Pieaugot administratīvo datu apjomam un nozīmei, statistiskie apsekojumi pakāpeniski pilnībā vai daļēji tiek aizvietoti ar reģistros balstītiem apsekojumiem. Līdzekļu ekonomijas un respondentu slodzes mazināšanas nolūkos arī tautas skaitīšanas nākotnē plānots veikt, izmantojot tikai administratīvo datu avotus. Piemēram, tautas skaitīšana Norvēģijā 2001. gadā tika veikta, kombinējot datus no iedzīvotāju reģistra un 30 administratīvajiem datu avotiem.

Ja dati netiek savietoti jau starp reģistriem, nepieciešamas ietilpīgas un datu drošības prasībām atbilstošas datu krātuves – datu noliktavas. Daudzās valstīs datu noliktavas pilda ne vien uzkrāšanas un datu aizsargāšanas funkciju, bet tiek papildinātas ar funkcionalitāti datu kvalitātes pārbaudei, datu analīzei un datu agregēšanai vēlamajos griezumos. Rezultātā nepieciešamā informācija tiek sagatavota īsākā laikā, arvien mazāk izmantojot manuālo darbu.

Attīstoties interneta tehnoloģijām un atbildot uz pieaugošo interesi pēc datiem dažādos līmeņos – īpaši mikrolīmenī –, tiek veidoti ērti datu apmaiņas risinājumi – dati tiek uzglabāti serveros vai serveru tīklos, kurus vienkāršoti dēvē par mākoņiem. Tas nodrošina ne vien iespēju piekļūt datiem plašam interesentu lokam, bet arī samazina risku datus pazaudēt, jo ir iespēja veidot dublējuma kopijas.