Nepieciešamība saskaņot un paust Livonijas pilsētu tirgotāju un pilsētu pozīciju dažādos tirdzniecības politikas jautājumos gan lokālā līmenī, gan mijiedarbībā ar Hanzas pilsētām ārpus Livonijas lika Rīgai, Rēvelei (mūsdienās Tallina) un Tērbatai (Tartu) domāt par ciešāku sadarbību. Kad 14. gs. vidū stingrākas organizatoriskas formas ieguva Hanzas kantori (faktorijas) ārzemēs un radās Hanzas pilsētu sanāksmes, uz savām reģionālajām apspriedēm sāka pulcēties arī Livonijas pilsētu pilnvarotie sūtņi. Pilsētu sanāksmes beidza sanākt, sākoties Livonijas karam 16. gs. 50. gadu beigās un sabrūkot Livonijai 1561. gadā.

Lai arī nekāds formāls līgums, kas reglamentētu Livonijas pilsētu sanāksmju darbību, noslēgts netika, kā salīdzinoši regulārs un ilglaicīgs pārrunu formāts tās kļuva par vienojošu platformu, kas stiprināja saites starp Livonijas pilsētām kā vienu no reģionālām grupām Hanzas ietvaros. Sākot ar 14. gs. otro pusi, Livonijas pilsētu sanāksmes nereti tika rīkotas pirms delegātu nosūtīšanas uz kopējām Hanzas sanāksmēm vai pēc šo pilnvaroto personu atgriešanās no tām. Tiesa gan, tā kā Hanza nebija hierarhiski strukturēta, Livonijas pilsētu sanāksmes tiešā veidā Hanzas sanāksmēm nebija pakļautas.

Kad kopš 15. gs. 20. gadiem Livonijas zemeskungi sāka sasaukt landtāgus, uz kuriem tika aicināti arī Rīgas, Rēveles un Tērbatas sūtņi, pilsētu sanāksmju dienaskārtībā arvien biežāk nonāca arī dažādi teritoriālās politikas jautājumi – attiecības ar vietējiem valdniekiem un kārtām, attieksme pret iekšpolitiskām un ārpolitiskām iniciatīvām, vietējās naudas kalšana un apgrozība un citi. Līdz ar to Livonijas pilsētu sanāksmju darbībā svarīgs bija gan Hanzas, gan Livonijas konteksts.

Pastāvīgas Livonijas pilsētu sanāksmju dalībnieces un toņa noteicējas bija lielās Livonijas pilsētas Rīga, Rēvele un Tērbata, – gadījumi, kad kāda no tām nebija klātesoša, bija ļoti reti. Laiku pa laikam ielūgumu uz to vai citu sanāksmi saņēma arī kāda no mazākajām pilsētām: Cēsis, Jaunpērnava, Koknese, Kuldīga, Limbaži, Straupe, Valmiera, Ventspils un Vīlande (Viljandi). Šķiet, ka mazpilsētu sūtņu klātbūtne tika uzskatīta par lietderīgu tikai tad, ja uz tām attiecās kāds no apspriežamajiem jautājumiem. Sanāksmes sasaukšana kādā no mazajām pilsētām automātiski negarantēja tās rātskungiem dalībnieka statusu.

No mazpilsētu viedokļa, katra sūtņu nosūtīšana, jo īpaši, ja viņiem bija jāmēro tāls ceļš, nozīmēja finansiālu slogu, un grūti bija prognozēt, vai izdevumi atsvērs ieguvumus. Zīmīgi, ka Kurzemes pilsētas Ventspils un Kuldīga saistībā ar dalību Livonijas pilsētu sanāksmēs avotos ir pieminētas katra tikai divas reizes, turklāt pēdējā nevienā no gadījumiem savu delegātu nav sūtījusi, bet tiesības pilsētu pārstāvēt ir deleģējusi Ventspilij un Rīgai. Ir tikai viena norāde uz Straupes piedalīšanos Livonijas pilsētu sanāksmēs, toties ziņas par, piemēram, Valmieras līdzdalību tajās ir saglabājušās 26 gadījumos. Pēc 1479. gada mazpilsētas uz sanāksmēm tikpat kā vairs netika aicinātas, un tās faktiski kļuva par Rīgas, Rēveles un Tērbatas sūtņu apspriedēm. Avoti nesniedz skaidras atbildes par iemesliem lielo pilsētu politikas maiņai, taču jebkurā gadījumā šis pavērsiens atspoguļo mazo pilsētu niecīgo nozīmi Hanzas tirdzniecībā un mazspēju Livonijas politiskajā dzīvē.

Sanāksmju sasaukšanas pienākumu parasti uzņēmās senākā un lielākā Livonijas pilsēta Rīga, arī tad, ja sākotnēji tās rīkošanu ierosināja Rēvele, Tērbata vai, kā dažos gadījumos, Vācu ordeņa Livonijas mestrs. Uzaicinājumos, ko Rīgas rāte izsūtīja sanāksmes dalībniecēm, tika minēta sanāksmes vieta un laiks, kā arī sniegts konspektīvs apspriežamo jautājumu izklāsts. Katras pilsētas rātes ziņā bija noteikt, cik un kurus delegātus no sava vidus tā nosūtīs. Rīgu sanāksmēs parasti pārstāvēja divas vai trīs personas, Rēveli un Tērbatu visbiežāk divi sūtņi, bet mazpilsētas aprobežojās ar vienu, augstākais, diviem delegātiem.

Lai arī Livonijas pilsētu sanāksmes notika samērā bieži, kopumā regularitāte tām nebija raksturīga. Bija gan periodi, kad tās netika sasauktas vairākus gadus, gan arī reizes, kad divas vai pat trīs sanāksmes tika sarīkotas viena gada laikā. Arī sanāksmes vietas izvēlē nebija konsekvences. Visbiežāk tās tika rīkotas kādā no mazpilsētām vai miestiem Livonijas vidusdaļā, līdz kurienei Rīgas, Rēveles un Tērbatas sūtņiem bija jāmēro aptuveni līdzīga garuma ceļš – Valmierā, Jaunpērnavā vai Valkā. 15. un 16. gs. sanāksmju sasaukšana nereti tika pieskaņota landtāgiem. Šādos gadījumos pilsētu pārstāvji ieradās pirms landtāga sākuma, aizkavējās pēc tā beigām vai rīkoja savas apspriedes kārtu sanāksmes starplaikos. Tādā veidā varēja ietaupīt gan laiku, gan līdzekļus. 

Sanāksmes rezultāti tika fiksēti noslēguma protokolā – recesā. Bieži tika praktizēta vēstuļu nosūtīšana sanāksmes dalībnieku vārdā gan Hanzas pilsētām un kantoriem, gan atsevišķiem Livonijas zemeskungiem un valdošām ārzemju instancēm, kurās pilsētas informēja par pieņemtajiem lēmumiem vai, piemēram, lūdza palīdzību, iestājoties par kādu konkrētu Livonijas tirgotāju juridiskā strīdā vai parāda piedziņas lietā. Tādējādi Livonijas pilsētu sanāksmēm piemita ne tikai politiku koordinējošs, bet arī institucionāls raksturs.

Livonijas pilsētu sanāksmju dienaskārtībā nonāca visdažādākie ar tirdzniecību saistītie jautājumi, no kuriem šeit ir iespējams uzskaitīt tikai daļu: privilēģiju nodrošināšana ārzemēs, kuģošanas reglamentācija, nehanziešu tirdznieciskās darbības ierobežošana, sūdzības par preču kvalitāti un krāpšanos ar mēru un svaru, laikā nenomaksāti parādi un citi. Lielākoties tie tā vai citādi bija saistīti ar livoniešu dalību Hanzā un bija aktuāli Hanzas sanāksmēs un kantoros. Par to visu lemjot Livonijas pilsētu sanāksmēs, Rīga, Rēvele un Tērbata mēģināja sabalansēt savas specifiskās un kopējās Hanzas intereses. Tāpat Livonijas pilsētu sanāksmes uzturēja attiecības ar Hanzas partnerēm, Hanzas kantoriem, vietējiem zemeskungiem un ārzemju valdniekiem. Daļu no pilsētu delegātu laika prasīja sarakste ar šiem adresātiem.

Īpaši svarīgu vietu Livonijas pilsētu sanāksmju darbībā ieņēma tirdzniecība ar Krievzemi. 15. gs. tās bija viena no pirmajām instancēm, pie kā grūtību un konfliktu gadījumos vērsās Novgorodas Hanzas kantora iemītnieki, un pamazām Livonijas pilsētas un to sanāksmes kļuva par faktiskajām noteicējām pār Hanzas attiecībām ar Krievzemi. 16. gs. pilsētu sanāksmju darba kārtībā pieauga ar Livonijas iekšpolitiku saistīto jautājumu īpatsvars, un līdztekus Hanzas problemātikai tās arvien vairāk fokusējās uz attiecībām ar vietējiem politiskajiem spēkiem un Rīgas, Rēveles un Tērbatas līdzdalību Livonijas landtāgos.

Livonijas pilsētu sanāksmes stiprināja vietējo tirgotāju un pilsētu reģionālo identitāti un palīdzēja Rīgai, Rēvelei un Tērbatai 14. gs. izveidoties par reģionālu grupu Hanzas ietvaros. Ar laiku Livonijas pilsētu sanāksmes kļuva par vienu no svarīgākajām institūcijām, kurā tika veidota Hanzas politika attiecībās ar Krievzemi un īstenota pārraudzība pār Novgorodas kantori. Savukārt Livonijas kontekstā pilsētu sanāksmes stiprināja pilsētnieku kārtas pašapziņu un palīdzēja komūnām apvienot spēkus, aizstāvot savas intereses iepretī zemeskungiem un bruņniecībai. Sadrumstalotajā Livonijā tās bija viena no nedaudzajām struktūrām, kas savā starpā saistīja pie dažādiem teritoriālajiem valdījumiem piederīgus subjektus un kam bija vienojoša loma.