Valodas lietojumu raksturo divi procesi: 1) diskursa veidošana un uztveršana (t. i., rakstīšana, runāšana, lasīšana un klausīšanās) un 2) cilvēku darbības, kas vērstas pret diskursa veidošanu un uztveršanu, jo kaut kas nav vai nešķiet kārtībā. Lai gan diskurss ir centrā abos gadījumos, tieši otrajā procesā cilvēks uzlūko, vērtē, apspriež, cenšas mainīt vai saglabāt noteiktu diskursu metalīmenī, respektīvi veic metalingvistiskas aktivitātes, kas tiek dēvētas par valodas pārvaldību (language managament). Nereti valodas pārvaldība tiek raksturota arī kā lingvistiskā uzvedība vai izturēšanās pret valodu konsituācijā.
Valodas pārvaldības teorija cilvēku metalingvistisko darbību procesuālu izpēti paredz, ņemot vērā šādus secīgus soļus:
1) valodas prakses problēmas – novirzes no normas vai gaidām (piemēram, literārās valodas normas, valodas likuma, lingvistiskā ieraduma, kultūras tradīcijas) – nejauša vai apzināta to pieļaušana komunikatīvajā aktā;
2) valodas prakses problēmas pamanīšana;
3) valodas prakses problēmas izvērtēšana individuālā un/vai sociālā līmenī;
4) labojumu vai risinājumu labojumu veikšanai sagatavošana un piedāvāšana;
5) ieteikumu, norādījumu vai risinājumu ņemšana vērā (respektīvi, ieviešana jaunā valodas praksē), ignorēšana vai noraidīšana.
Ir iespējams arī sestais solis – refleksija vai atgriezeniskās saiknes sniegšana par valodas prakses problēmu un tās risināšanas gaitu. Atsevišķas metalingvistiskās darbības var netikt īstenotas valodas pārvaldības procesā. Piemēram, kāds var norādīt uz stila kļūdu vides reklāmā, bet nepiedāvāt savu variantu tās novēršanai, vai recenzents var izlabot drukas kļūdas zinātniskajā publikācijā, tās nekomentējot.
Sevišķi būtisks koncepts valodas pārvaldības teorijā ir valodas prakses problēma, saukta arī par valodas problēmu (language problem), kas tiek definēta kā noteiktām komunikatīvā akta pazīmēm vai komunikatīvās sistēmas pazīmēm neatbilstošs gadījums. Problēma var būt lingvistiska, ja tās pamatā ir novirze no pareizrakstības/pareizrunas, gramatikas un stila normām, arī tekstveides principiem. Tā var būt sociolingvistiska (komunikatīva), ja tās pamatā ir konsituācijai neatbilstoša lingvistiskā reģistra (valodas, dialekta, izloksnes, funkcionālā stila) izvēle. Tā var būt arī metalingvistiska, ja ir attiecināma uz nepilnībām/neprecizitātēm valodas lietojumu regulējošajos normatīvajos aktos, valodas normu avotos un valodas mācību līdzekļos (piemēram, valodas likumā, pareizrakstības vārdnīcā un gramatikā), tādējādi veicinot citu problēmu rašanos.
Valodas prakses problēmas risinājums var nozīmēt pārmaiņas valodas prakses formā, saturā, funkcijā un pārraides/apstrādes līdzekļos, normā, saziņas apstākļos, saziņas dalībnieku sastāvā un tamlīdzīgi. Piemēram, darba vadītājs var izlemt, ka atskaites par padarīto netiks mutiski ziņotas uzņēmuma semināros, bet iesniegtas elektroniski e-pastos, tādējādi mainot darbinieku valodas prakses formātu un saziņas apstākļus (rakstveida ziņa tīmeklī, ne mutvārdu ziņa klātienē), iespējams, arī saturu.
Valodas pārvaldība var notikt divos līmeņos. Pirmkārt, saziņas dalībnieki var pārvaldīt sava vai saziņas partnera individuālā diskursa pazīmes vai aspektus konkrētā mijiedarbē (“te un tagad” princips). Piemēram, cilvēks atkārto svešvārdu, ja sarunas biedrs to nav sadzirdējis, atkārto atsevišķas frāzes pārteikšanās gadījumā, koriģē un komentē tiešsaistes tekstu un nomaina prezentācijas valodu pēc semināra dalībnieku lūguma. Šajos gadījumos tā ir vienkārša valodas pārvaldība (simple language management), kas attiecas uz valodas lietojumu mikrolīmenī.
Organizētā valodas pārvaldība (organized language managament) parasti ir daudzpusīgs un ilgstošs process ar valodas prakses problēmu sistēmisku un kontekstuālu apspriešanu un risināšanu. Parasti procesā iesaistās liels skaits dalībnieku (piemēram, valodas eksperti un valsts institūcijas, kas uzrauga valodas politikas īstenošanu praksē, masu mediji, valsts vai nevalstiskās organizācijas, atsevišķi cilvēki). Šajā pārvaldības veidā valoda tiek uzlūkota kā lingvistiska, komunikatīva un/vai sociāla sistēma makrolīmenī. Organizētās valodas pārvaldības piemēri ir valodas ortogrāfijas reformu, valodas referendumu, valodas lietošanu regulējošu normatīvo dokumentu izstrāde un uzņēmumu nosaukumu reģistrācijas kārtības maiņa, arī kompleksu mikrolīmeņa valodas prakses problēmu iztirzājums reģionālā, valstiskā un/vai starptautiskā līmenī.
Abos valodas pārvaldības veidos pēctecīgo metalingvistisko darbību kopums ir cieši saistīts ar iesaistīto dalībnieku lingvistisko identitāti, attieksmi, zināšanām, pārliecību un interesēm individuālā līmenī un ar komunikācijas pārvaldību, sociālām praksēm, valodas un kultūras tradīcijām un valodas ideoloģiju sociālā līmenī.