Valodas lietojumu raksturo divi procesi: 1) diskursa veidošana un uztveršana (tas ir, rakstīšana, runāšana, lasīšana un klausīšanās) un 2) cilvēku darbības, kas vērstas pret diskursa veidošanu un uztveršanu, jo kaut kas nav vai nešķiet kārtībā. Lai gan diskurss ir centrā abos gadījumos, tieši otrajā procesā cilvēks uzlūko, vērtē, apspriež, cenšas mainīt vai saglabāt noteiktu diskursu metalīmenī, respektīvi veic metalingvistiskas aktivitātes, kas tiek dēvētas par valodas pārvaldību (language managament). Nereti valodas pārvaldība tiek raksturota arī kā lingvistiskā uzvedība vai izturēšanās pret valodu konsituācijā.

Valodas pārvaldības teorija cilvēku metalingvistisko darbību procesuālu izpēti paredz, ņemot vērā šādus secīgus soļus:

1) valodas prakses problēmas – novirzes no normas vai gaidām (piemēram, literārās valodas normas, valodas likuma, lingvistiskā ieraduma, kultūras tradīcijas) – nejauša vai apzināta to pieļaušana komunikatīvajā aktā;

2) valodas prakses problēmas pamanīšana;

3) valodas prakses problēmas izvērtēšana individuālā un/vai sociālā līmenī;

4) labojumu vai risinājumu labojumu veikšanai sagatavošana un piedāvāšana;

5) ieteikumu, norādījumu vai risinājumu ņemšana vērā (respektīvi, ieviešana jaunā valodas praksē), ignorēšana vai noraidīšana.

Ir iespējams arī sestais solis – refleksija vai atgriezeniskās saiknes sniegšana par valodas prakses problēmu un tās risināšanas gaitu. Atsevišķas metalingvistiskās darbības var netikt īstenotas valodas pārvaldības procesā. Piemēram, kāds var norādīt uz stila kļūdu vides reklāmā, bet nepiedāvāt savu variantu tās novēršanai, vai recenzents var izlabot drukas kļūdas zinātniskajā publikācijā, tās nekomentējot.

Sevišķi būtisks koncepts valodas pārvaldības teorijā ir valodas prakses problēma, saukta arī par valodas problēmu (language problem), kas tiek definēta kā noteiktām komunikatīvā akta pazīmēm vai komunikatīvās sistēmas pazīmēm neatbilstošs gadījums. Problēma var būt lingvistiska, ja tās pamatā ir novirze no pareizrakstības/pareizrunas, gramatikas un stila normām, arī tekstveides principiem. Tā var būt sociolingvistiska (komunikatīva), ja tās pamatā ir konsituācijai neatbilstoša lingvistiskā reģistra (valodas, dialekta, izloksnes, funkcionālā stila) izvēle. Tā var būt arī metalingvistiska, ja ir attiecināma uz nepilnībām/neprecizitātēm valodas lietojumu regulējošajos normatīvajos aktos, valodas normu avotos un valodas mācību līdzekļos (piemēram, valodas likumā, pareizrakstības vārdnīcā un gramatikā), tādējādi veicinot citu problēmu rašanos.

Valodas prakses problēmas risinājums var nozīmēt pārmaiņas valodas prakses formā, saturā, funkcijā un pārraides / apstrādes līdzekļos, normā, saziņas apstākļos, saziņas dalībnieku sastāvā un tamlīdzīgi. Piemēram, darba vadītājs var izlemt, ka atskaites par padarīto netiks mutiski ziņotas uzņēmuma semināros, bet iesniegtas elektroniski e-pastos, tādējādi mainot darbinieku valodas prakses formātu un saziņas apstākļus (rakstveida ziņa tīmeklī, ne mutvārdu ziņa klātienē), iespējams, arī saturu.

Valodas pārvaldība var notikt divos līmeņos. Pirmkārt, saziņas dalībnieki var pārvaldīt sava vai saziņas partnera individuālā diskursa pazīmes vai aspektus konkrētā mijiedarbē (“te un tagad” princips). Piemēram, cilvēks atkārto svešvārdu, ja sarunas biedrs to nav sadzirdējis, atkārto atsevišķas frāzes pārteikšanās gadījumā, koriģē un komentē tiešsaistes tekstu un nomaina prezentācijas valodu pēc semināra dalībnieku lūguma. Šajos gadījumos tā ir vienkārša valodas pārvaldība (simple language management), kas attiecas uz valodas lietojumu mikrolīmenī.

Organizētā valodas pārvaldība (organized language managament) parasti ir daudzpusīgs un ilgstošs process ar valodas prakses problēmu sistēmisku un kontekstuālu apspriešanu un risināšanu. Parasti procesā iesaistās liels skaits dalībnieku (piemēram, valodas eksperti un valsts institūcijas, kas uzrauga valodas politikas īstenošanu praksē, masu mediji, valsts vai nevalstiskās organizācijas, atsevišķi cilvēki). Šajā pārvaldības veidā valoda tiek uzlūkota kā lingvistiska, komunikatīva un/vai sociāla sistēma makrolīmenī. Organizētās valodas pārvaldības piemēri ir valodas ortogrāfijas reformu, valodas referendumu, valodas lietošanu regulējošu normatīvo dokumentu izstrāde un uzņēmumu nosaukumu reģistrācijas kārtības maiņa, arī kompleksu mikrolīmeņa valodas prakses problēmu iztirzājums reģionālā, valstiskā un/vai starptautiskā līmenī.

Abos valodas pārvaldības veidos pēctecīgo metalingvistisko darbību kopums ir cieši saistīts ar iesaistīto dalībnieku lingvistisko identitāti, attieksmi, zināšanām, pārliecību un interesēm individuālā līmenī un ar komunikācijas pārvaldību, sociālām praksēm, valodas un kultūras tradīcijām un valodas ideoloģiju sociālā līmenī.

Valodas pārvaldības teoriju 20. gs. 70.–80. gados izstrādāja Jirži Neustupnijs (Jiří Neustupný) un Bjerns Jernuds (Björn Jernudd), attīstot valodas korekcijas (language correction) un valodas plānošanas teorijas un izceļot, no vienas puses, valodas prakses problēmu rašanās individuālos/sociālos apstākļus, no otras puses – subjektīvos faktorus valodas prakses problēmu identificēšanā, iztirzāšanā un risināšanā. Kā galvenie subjektīvie faktori tiek norādīti iesaistīto dalībnieku pārliecības un intereses (lingvistiskās, komunikatīvās, sociālekonomiskās, politiskās).

Abi pētnieki ir aktīvi valodas pārvaldības teorijas virzītāji mūsdienās. Par stabilu valodas pārvaldības teorētisko un metodoloģisko skolu mūsdienās ir uzskatāma Kārļa Universitāte (Univerzita Karlova) Prāgā, Čehijā. Likumsakarīgi, ka valodas pārvaldības gadījumi plaši iztirzāti Čehijā, taču valodas pārvaldības procesi lielā skaitā analizēti arī Japānā, Austrālijā un bijušajās Padomju Sociālistisko Republiku Savienības (PSRS) valstīs.

Kopš 2000. gada izdoti vairāki speciāli starptautisko žurnālu izdevumi un kolektīvās monogrāfijas, kas veltītas valodas pārvaldības teorētiskajiem un metodoloģiskajiem jautājumiem, atsevišķu konceptu un aspektu detalizētam iztirzājumam. Piemēram, žurnāla Journal of Asian Pacific Communication speciālais izdevums 2012. gadā bija veltīts valodas prakses problēmas pamanīšanai, savukārt valodas pārvaldības mikrolīmenim un makrolīmenim uzmanība pievērsta kolektīvajā monogrāfijā “Valodas pārvaldības pieeja valodas problēmām: makrodimensijas un mikrodimensijas integrēšana” (A Language Management Approach to Language Problems: Integrating Macro and Micro Dimensions, 2020).

Zinātniskajās publikācijās uzmanība pievērsta tādiem valodniecības jautājumiem kā atsevišķi runas akti formālās un neformālās saziņas situācijās, valodu prakse medijos, akadēmiskā komunikācija, valodas saglabāšana/maiņa, valodas un varas attiecības, valodu konflikti, valodas izglītības reformas, imigrantu pieredzes mītnes zemē, valodu izvēle un lietojums multilingvālos un multikulturālos apstākļos (piemēram, darba vietā, bilingvālās bērnudārzu programmās, starptautiskās apmaiņas studiju programmās).

Visplašākās debates zinātniskajā literatūrā ir par termina “valodas pārvaldība” izpratni un lietojumu. Mūsdienu Prāgas lingvistiskās skolas pārstāvji, piemēram, Jirži Nekvapils (Jiří Nekvapil), Vīteks Dovalīls (Vítek Dovalil), Mariāns Sloboda (Marián Sloboda), Tama Šermans (Tamah Sherman), sevišķi iebilst Bernarda Spolska (Bernard Spolsky) termina skaidrojumam.

B. Spolska teoriju veido trīs komponenti: lingvistiskā prakse (reālais valodas lietojums jeb “tas, ko cilvēki dara ar valodu”), lingvistiskā pārliecība (valodas ideoloģija) un valodas pārvaldība. Te ar valodas pārvaldību pamatā tiek saprasti preventīvi lingvistiskie pasākumi (valodas prakses plānošana), ņemot vērā konkrētās valodas lietojuma jomas specifiku, runas kolektīvu un šim runas kolektīvam piemītošās lingvistiskās attieksmes un pārliecības. Īpaša uzmanība tiek pievērsta valodas izvēles problemātikai (valodas izvēles kritērijiem, ietekmes faktoriem), kas vairāk ir attiecināma uz valodas plānošanas teoriju.

Valodas pārvaldības teorijas praktiskais lietojums paredz anketēšanu, intervēšanu, novērojumu, autoetnogrāfiju (pētnieka pieredzes un refleksiju, piemēram, valodas biogrāfijas, izpēti) un kontentanalīzi kā datu ieguves metodes. Bieži iztirzātas tiek tādas izpētes vienības kā intervijas, masu mediju teksti, valodas lietošanu regulējošie normatīvie dokumenti, lingvistiskās ainavas teksti, e-pastu sarakstes, skolēnu un studentu rakstu darbi, valodu eksāmenu runas daļas ieraksti un pašvērtējuma anketas. Savukārt gadījuma izpēte, sarunu analīze un diskursa analīze (jo īpaši kritiskā diskursa analīze) ir biežāk lietotās datu analīzes un interpretācijas metodes.

Papildu valodas pārvaldības teorijas modelim pētījumos tiek izmantotas valodas politikas, valodas plānošanas, kontaktlingvistikas, dialektoloģijas, terminoloģijas, preskriptīvisma un lingvistiskās ainavas izpētes teorijas un pieejas. Valodas pārvaldības teorijas piecu (sešu) soļu modelis tiek izmantots gan zinātniskajās jomās (piemēram, teksta lingvistikā, sociolingvistikā, komunikācijas zinātnē, politoloģijā, valodas pedagoģijā, literārajā kritikā), gan arī valodas lietotāju praktiskajā darbā (piemēram, valodas mācīšanā, starpkultūru attiecību uzturēšanā, rediģēšanā un korektūrā, runas terapijā).