Birokrātiskas organizācijas var būt gan privātajā, gan publiskajā sektorā. Jēdzienu “birokrātija” mēdz lietot, apzīmējot arī hierarhisku koordinācijas režīmu, un kā sinonīmu sabiedrības pārvaldes jēdzienam, norādot uz publisko sektoru kā hierarhiskas organizācijas prototipu.

Jēdziens “birokrātija” attiecas uz jebkuru liela mēroga organizāciju ar ieceltām amatpersonām, kuru galvenā funkcija ir īstenot lēmumu pieņēmēju noteikto rīcībpolitiku. Ideālā izpratnē birokrātija ir racionāla sistēma vai organizēta struktūra, kas radīta, lai nodrošinātu efektīvu sabiedrības rīcībpolitiku īstenošanu. Birokrātija funkcionē saskaņā ar noteiktiem noteikumiem un procedūrām, lai tiktu nodrošināta racionāla sistēma, organizēta struktūra un efektivitāte īstenošanā. Birokrātijā ir skaidri identificēts komandas lomu sadalījums, hierarhija, un tas nodrošina skaidru atbildības sadalījumu hierarhijas struktūrā. Birokrātijas uzdevums ir piemērot rīcībpolitikas pamatnostādnes konkrētās situācijās. Birokrātija ir organizācijas metode, kas ļauj valdībai darboties ar noteiktu vienveidību un tādēļ arī paredzamību, racionālā veidā un ir saskaņā ar iekšējo uzraudzību un kontroli. Birokrāti (angļu bureaucrats) vai ierēdņi (angļu civilservants) veido pastāvīgu birokrātijas sistēmu un struktūru. Tās ir ieceltas, nevis ievēlētas amatpersonas, kas ļoti bieži visu savu darba mūžu pavada vienas specializācijas struktūrā, var rīkoties saskaņā ar vēlētu amatpersonu norādēm, bet primāri savā rīcībā balstās uz likumu un rakstiskām instrukcijām, visbiežāk ir jomas speciālisti, kas konservatīvi savā rīcībā.

Par visietekmīgāko birokrātijas teorētiķi tiek uzskatīts vācu sociologs Makss Vēbers (Max Weber). M. Vēbers uzskatīja, ka sabiedrība ir attīstījusies no primitīvas, kļūstot par sarežģītu un racionālu. M. Vēbers pārmaiņu analīzes procesā īpašu uzmanību veltījis pārmaiņām politiskajās struktūrās, identificējot trīs autoritātes tipus, kur katrai no tām ir savs leģitimitātes avots. Cilšu sabiedrības un absolūtie monarhi balstās uz tradicionālu autoritāti, kas ir tradīciju leģitimēta. Militārie, reliģiskie un citi līderi bieži balstās uz harismātisko autoritāti, kas ir līdera personīgo īpašību leģitimēta. Racionāli tiesiskās sabiedrības balstās uz tiesisko autoritāti, kas ir racionālu iemeslu leģitimēta, un likums nosaka iesaistīto pušu pienākumus un tiesības. M. Vēbers birokrātiju aprakstīja kā racionāli tiesiskās autoritātes institucionālo formu.

M. Vēbers tiek uzskatīts par pirmo teorētiķi, kurš sistemātiski analizējis birokrātiju un birokrātus. M. Vēbera analīze tika balstīta uz vācu birokrātijas modeli, taču analīzes principi var tikt izmantoti visā pasaulē. M. Vēbers ir izstrādājis birokrātijas identifikācijas kritērijus: administratīvās struktūras ir hierarhiski organizētas; katrai no struktūrām ir sava kompetences joma; ierēdņi ir iecelti, nevis ievēlēti, balstoties uz kvalifikāciju; ierēdņi saņem fiksētu atalgojumu, kas ir atbilstošs ieņemamajam amatam; darbs ierēdnim ir karjera un primārais nodarbinātības veids; amatpersonai nepieder ieņemamais amats; amatpersona ir pakļauta kontrolei un disciplīnai; rīcības un attīstības virziens ir balstīts augstāk stāvošo amatpersonu spriedumos. Birokrātijas teorijas pamatā ir M. Vēbera izstrādātās ideālās birokrātiskās organizācijas pazīmes: funkcionālā specializācija, darba dalīšana, specifiskās darba veikšanas metodes, augstākstāvošas amatpersonas vai iestādes uzraudzība, neitralitāte, darbinieku apmācības, darbības reglamentācija, rīcībpolitiku ieviešana racionālākā veidā.

M. Vēbers savā esejā “Birokrātija” (Bureaucracy, 1922) mēģināja radīt ideālo likumu un rīcībpolitiku ieviešanas mehānismu – administratīvo aparātu, bez kura nevar eksistēt neviena moderna valsts. M. Vēbera birokrātijas ideālā tipa kritika norāda uz tā iezīmju pašiznīcinošajām sekām. Racionālās izvēles teorētiķi apgalvo, ka hierarhiska organizācija mudinātu birokrātus rīkoties nevis racionāli, bet atbilstoši augstāk stāvošu amatpersonu norādēm, kas bieži ir saistīts ar neracionāliem sabiedrības vēlmju un vajadzību priekšstatiem. Neoliberāļi apgalvo, ka uzsvars uz vispārējiem noteikumiem un stabilitāti izraisa inerci un nespēju reaģēt strauji mainīgajā vidē. Institucionālisti apgalvo, ka funkciju specializācija veicina sadrumstalotību un tas rada neskaitāmas apakšvienības, kur katra darbojas savā jomā, atstājot novārtā koordinācijas un kontroles centralizētās problēmas. Citi kritiķi apgalvo, ka birokrātija apdraud demokrātiju, jo saskaņā ar M. Vēberu birokrātija nodrošina neitrālu un tehnisku struktūru, lai īstenotu vēlēto politiķu izstrādātu rīcībpolitiku, taču pastāv uzskats, ka nav iespējams nošķirt politikas īstenošanu no politikas veidošanas un birokrātisku administrāciju no demokrātiskas lēmumu pieņemšanas.

Birokrātija tradicionāli tiek saistīta ar sociālajām zinātnēm – socioloģiju un politikas zinātni –, jo attiecas uz to, kā administratīvā izpilde un tiesību normu īstenošana ir sociāli organizētas. Taču birokrātijas teorija var būt saistoša gandrīz jebkurai no zinātņu nozarēm vai apakšnozarēm, piemēram, birokrātijas teorija ietver tiesību un pienākumu normu īstenošanas perspektīvu, organizācijai ir saistošs īpašs noteikumu un normatīvo aktu kopums, kas ir būtiska tiesību zinātņu perspektīva. Piemēram, organizācija, hierarhija, procesu, resursu izmantošanas, darba dalīšanas racionalitāte un efektivitāte ir būtiskas ekonomikas zinātņu perspektīvas. Organizāciju teorija sastāv no vairākām pieejām un teorijām, kurās tiek analizētas organizācijas. Organizāciju teorija ietver racionālas sistēmas perspektīvu, darba dalīšanu, modernizācijas teoriju un birokrātijas teoriju.

Birokrātija ir viena no dominējošajām politikas zinātnes sabiedrības pārvaldes apakšnozares teorijām, kas nodrošina izpratni par privātā un publiskā sektora organizācijām, to hierarhiju, noteikumiem, iesaistīto pušu attiecībām, procedūrām, procesiem un specializāciju. Birokrātisku organizāciju raksturo standartizētas procedūras, formāls atbildības sadalījums, hierarhija un bezpersoniskas iesaistīto pušu attiecības.

Par būtiskākajiem birokrātiskas organizatoriskas struktūras elementiem uzskata standartizētas metodes un procedūras; izpildes metožu un procedūru kontroles līmeni. Standartizētas metodes un procedūras nozīmē to, ka katrā birokrātiskā organizācijā ir jābūt standartizētām procedūrām darba un piešķirto uzdevumu izpildē, atbildības noteikšanā. Izpildes metožu un procedūru kontroles līmenis nozīmē to, ka procedūras ir jāveic saskaņā ar noteiktiem standartiem, tādēļ jābūt augsta līmeņa kontrolei, kas nodrošina standartu ievērošanu.

Jēdziens “birokrātija” lietots no 18. gs., taču tas tiek arī izmantots, aprakstot daudz agrākas norises un procesus. Franču ekonomists Vensāns de Gurnejs (Vincent de Gournay) 18. gs. ieviesa jēdzienu “birokrātija”, lai papildinātu klasisko valdības sistēmu tipoloģiju. Taču sociālajās zinātnēs jēdziens “birokrātija” lietots, aprakstot agrākas norises un procesus, piemēram, tiek pieņemts, ka Ēģiptes monarhija radīja birokrātisko sistēmu, lai izveidotu hidrotehnisko projektu visā tās Impērijā; romieši izmantoja birokrātiskas sistēmas, lai pārvaldītu viņu plašās teritorijas; viduslaiku un agrīnās mūsdienu Eiropas monarhi izmantoja birokrātiskas sistēmas nodokļu iekasēšanai, tirdzniecības regulēšanai un procesu kontrolei.

Jēdziens “birokrātija” visvairāk tiek attiecināts uz mūsdienu industrializācijas pieaugumu. Industrializācija noteica pāreju no neliela mēroga ražošanas un masveida ražošanu, lielāku kapitāla koncentrāciju, rūpnīcu pieaugumu, kas veicināja mūsdienu birokrātisko korporāciju pieaugumu. Tiek pieņemts, ka industrializācija ir veicinājusi neskaitāmu sociālo problēmu rašanos, tādēļ 19. gs. valsts sāka veidot departamentus un birojus, kas regulēja un mazināja šīs problēmas. Tāpēc liela mēroga hierarhiskas organizācijas sāka dominēt gan privātajā, gan publiskajā sektorā. Dažkārt tiek pieņemts, ka birokrātija ir ideāls organizācijas veids, lai nodrošinātu sarežģītu atkārtojošos uzdevumu izpildi, jo uzdevumi tiek sadalīti specializācijās, un tās tiek kontrolētas. Kā kritiska reakcija attiecībā uz šo pieņēmumu ir arguments par birokrātijas nošķirtību no reālajām tirgus norisēm, tādēļ pastāv pārvaldības reformu mēģinājumi caur privatizāciju, starptautiskajiem tirgiem un privātā sektora pārvaldības praksi.

Mūsdienās M. Vēbera birokrātijas jēdziens un izpratne varētu šķist novecojuši, jo teorijai veltītā kritika ir veicinājusi mēģinājumus aizstāt birokrātiju ar dažāda veida tirgus un mijiedarbības tīklu modeļiem. Taču ir būtiski izvērtēt, cik lielā mērā šie mēģinājumi ir bijuši sekmīgi, aizstājot birokrātiskas struktūras izpratni. Vēl joprojām sabiedriskais sektors lielā mērā ir birokrātisks, arī jauna tipa organizācijās pastāv birokrātijas pazīmes. Lai gan ir pagājis ilgs laiks kopš birokrātijas teorijas pirmsākumiem, tā ir aktuāla mūsdienās gan praktiskā, gan teorētiskā nozīmē. Birokrātijas mūsdienu aktualitāte, iespējams, norāda uz institucionālo inerci un birokrātu spēju aizstāvēt savus darbības ieradumus, iespējams, uz birokrātijas unikalitāti, lietderību un vēlamību.

Par birokrātijas mūsdienu aktualitāti liecina vairākas tās priekšrocības. Procedūru un procesu standartizācija rada organizācijas komunikācijas priekšrocības, piemēram, informācijas un zināšanu nodošanu nākamajiem darbiniekiem, labāku saziņu esošo darbinieku vidū. Darba dalīšana rada organizācijas resursu ietaupījumu un uzlabo produktivitāti. Formāla hierarhija var palielināt efektivitāti, jo ir skaidra subordinācija, kas var mazināt konfliktsituāciju rašanos. Bezpersoniskas attiecības arī var veicināt organizācijas efektivitāti, piemēram, ir vieglāka darbinieku atlaišana no darba. Neskatoties uz trūkumiem, birokrātija ir visizplatītākā darba dalīšanas organizācijas forma privātajā un jo īpaši publiskajā sektorā visā pasaulē. Birokrātija ne vienmēr atbilst M. Vēbera aprakstītajai ideālajai formai, kad birokrāti ir nevis egocentriski, bet veic darbu citu labā, taču birokrātija spēj nodrošināt visefektīvāko veidu sociālo institūciju uzturēšanā.

Mūsdienās birokrātija ir aktuāla un izplatīta ne tikai privātajā vai publiskajā sektorā, ne tikai reģionālā vai nacionālā līmenī, bet arī starptautiskā līmenī. Organizācijas pielāgojas mūsdienu problēmām, jaunas organizācijas veidojas, reaģējot uz mūsdienu problēmām, tādēļ arī starptautisko organizāciju attīstībā izveidojusies pārnacionāla birokrātija – katras starptautiskās organizācijas administratīvais aparāts, piemēram, Eiropas Savienība, Apvienoto Nāciju Organizācija, Ziemeļatlantijas Līguma organizācijas un citas. Mūsdienās var identificēt tendenci, kad birokrātiskas organizācijas kļūst par interešu grupām.

Tā kā birokrātija ir viena no dominējošajām politikas zinātnes sabiedrības pārvaldes apakšnozares teorijām, tad par ietekmīgākajām pētniecības iestādēm birokrātijas jomā tiek uzskatītas sabiedrības pārvaldes apakšnozares pētniecības iestādes. Lielākā daļa no tām ir ASV organizācijas: Hārvarda Kenedija skola (Harvard Kennedy School, 1936), Brūkingsa Institūts (Brookings Institution, 1916), Kārnegija Starptautiskais Miera fonds (Carnegie Endowment for International Peace, 1910), RAND korporācija (RAND Corporation, 1948), Petersona Starptautiskās ekonomikas institūts (Peterson Institute for International Economics, 1981).

Par būtiskākajām un ietekmīgākajām pētniecības iestādēm Eiropas Savienībā tiek uzskatītas šādas: Karaliskais Starptautisko attiecību institūts Chatham House (Chatham House, The Royal Institute of International Affairs, 1920) Lielbritānijā, Praktiskās rīcībpolitikas pētniecības centrs (Das Centrum für angewandte Politikforschung, CAP, 1995) Vācijā, Eiropas rīcībpolitikas pētījumu centrs (Centre for European Policy Studies, CEPS, 1983) Beļģijā, Starptautiskais rīcībpolitikas tīkls (International Policy Network, IPN, 1971) Lielbritānijā, Eiropas rīcībpolitikas centrs (European Policy Centre, EPC, 1997) Beļģijā.

Vēsturiski visietekmīgākie periodiskie izdevumi ir Public Administration (kopš 1923, izdevējs Wiley-Blackwell,), kas savus izdevumus velta Eiropas valstu sabiedrības pārvalžu problemātikai. Public Administration Review (kopš 1940, izdevējs Wiley-Blackwell) ir Amerikas sabiedrības pārvaldes biedrības (American Society for Public Administration, ASPA) izdevums.

Mūsdienu ietekmīgākie periodiskie izdevumi saskaņā ar citējamības indeksu ir: Administrative Science Quarterly (kopš 1956, izdevējs SAGE Publications), Public Administration Review (kopš 1940, izdevējs Wiley-Blackwell), Journal of European Public Policy (kopš 1994, izdevējs Taylorand Francis), Journal of Public Administration Research and Theory (kopš 1991, Oxford University Press), Public Administration (kopš 1923, Wiley-Blackwell), Journal of Policy Analysis and Management (kopš 1981, Wiley-Blackwell).

Vienlaikus pastāv specifiski, tieši birokrātijas jautājumiem veltīti zinātniskie žurnāli, kas netiek uzskatīti par ietekmīgākajiem, bet par specifiskiem, uz birokrātijas jautājumiem orientētiem žurnāliem, piemēram, Business & Bureaucracy (kopš 1993, izdevējs Center for Governance, Public Policy and Business Studies), Politics, Bureaucracy and Justice (kopš 2009, izdevējs West Texas A&M University) un citi.

Par visietekmīgāko birokrātijas teorētiķi tiek uzskatīts vācu sociologs M. Vēbers, kurš tiek uzskatīts par pirmo teorētiķi, kas sistemātiski analizējis birokrātiju, un birokrātijas teorijas pamatā ir viņa mēģinājums radīt ideālo likumu un rīcībpolitiku ieviešanas mehānismu – administratīvo aparātu, bez kura nevar eksistēt neviena moderna valsts.

Par nozīmīgiem birokrātijas teorijā tiek uzskatīti arī vairāki citi teorētiķi un praktiķi. Vācu zinātnieks, filozofs, ekonomists, sociologs, žurnālists un revolucionārs sociālists Kārlis Markss (Karl Marx) analizēja birokrātijas lomu un funkciju 1843. gada izdevumā par kritiku “Hēgeļa tiesību filosofijai” (Critique of Hegel’s Philosophy of Right). Lai gan netika lietots birokrātijas jēdziens, K. Markss birokrātijas rašanos valsts pārvaldē aprakstīja kā dabisku reakciju uz sabiedrībā notiekošo. Angļu filozofs, politologs un ierēdnis Džons Stjuarts Mills (John Stuart Mill) birokrātiju raksturoja kā atšķirīgu pārvaldes formu, nošķiramu no pārstāvnieciskās demokrātijas. Viņš uzskatīja, ka birokrātijai ir zināmas priekšrocības un visbūtiskākā no tām ir pieredzes uzkrāšana. Amerikāņu politiķis un akadēmiķis Vudro Vilsons (Woodrow Wilson) raksturoja birokrātiju kā profesionālu un īslaicīgiem politiskās dienas kārtības notikumiem nepakārtotu organizāciju, taču kā politiskās dzīves neatņemamu sastāvdaļu. Viņš uzskatīja, ka administratīvie jautājumi, birokrātija nav politiskie jautājumi, norādot uz birokrātijas un politikas savstarpējo nošķīrumu un saistību. Amerikāņu sociologs Roberts Kings Mertons (Robert King Merton) paplašināja M. Vēbera birokrātijas teoriju 1957. gadā publicētajā darbā “Sociālā teorija un sociālā struktūra” (Social Theory and Social Structure). Viņš piekrita daudziem M. Vēbera analīzes aspektiem, taču norādīja arī uz birokrātijas funkcionalitātes problēmām un kritiku, piemēram, birokrātu individuālās intereses var būt pretrunā organizācijas interesēm un mērķiem, birokrātija veicina pretestību pārmaiņām, formalitāte savstarpējās attiecībās veicina arī izņēmuma gadījumu ignorēšanu.